זמנה של מצוות הַקְהֵל בחג הסוכות של מוצאי שנת השמיטה, שנאמר (דברים לא, י-יא): "מִקֵּץ שֶׁבַע שָׁנִים בְּמֹעֵד שְׁנַת הַשְּׁמִטָּה בְּחַג הַסֻּכּוֹת. בְּבוֹא כָל יִשְׂרָאֵל לֵרָאוֹת אֶת פְּנֵי ה' אֱלוֹהֶיךָ". וכיוון שנאמר "בְּבוֹא כָל יִשְׂרָאֵל", הרי שהכוונה בתחילת חג הסוכות שאז הוא הזמן שבאים כל ישראל (סוטה מא, א). אלא שביום הראשון עצמו לא רצו לקיים את המעמד, מפני שהוא יום טוב ואי אפשר להקים בו את הבימה שעליה עמד המלך. ולהקים את הבימה לפני החג לא רצו, כדי שלא ליצור צפיפות בעזרה, בעת שכל ישראל באים להקריב את קרבנותיהם. לפיכך דחו את המעמד למוצאי יום טוב ראשון (רש"י). וכן אפשר ללמוד ממה שנאמר 'במועד', היינו בתוך המועד ולא ממש בתחילתו (תוס').
יש אומרים שקיימו את מעמד הַקְהֵל בלילה של מוצאי יום טוב הראשון (תפארת ישראל), ויש אומרים שקיימו אותו למחרת ביום הראשון של חול המועד סוכות (האדר"ת).
מעמד הַקְהֵל חתם בחותם קודש את מחזור השמיטה הקודם, שלאור ההתכנסות של כל ישראל לשמוע את התורה בסיום מחזור השמיטה, עלה והתברר, שכל מה שהיה מקושר לתורה הוא בעל ערך נצחי, ומה שלא – נשכח ונאבד. ומתוך כך קיבל עם ישראל הארה וחיזוק להמשיך ללכת בדרך התורה במשך מחזור השמיטה העומד לבוא לטובה.
כיוון שמצוות הַקְהֵל התקיימה ברגל, למדו חכמים בגזירה שווה, שכל הגברים שפטורים ממצוות ה'ראייה', היינו מהמצווה לעלות בשלושת הרגלים לירושלים ולהקריב 'עולת ראייה' ו'שלמי חגיגה' (פ"ה מועדים א, טו), פטורים גם ממצוות הַקְהֵל. לפיכך, החרש, האילם, העיוור, החיגר, הטמא, וכן הזקן והחולה שאינם יכולים לעלות ברגלם להר הבית, וכן העבדים – פטורים ממצוות הַקְהֵל. אבל נשים, למרות שאינן חייבות במצוות העלייה לרגל, חייבות במצוות הַקְהֵל.
לגבי קטנים, למרות שיש בהם מום שמחמתו יהיו פטורים מהחובה לעלות לרגל בעת שיהיו גדולים, מכל מקום כשהם קטנים, מצווה על הוריהם להביאם למעמד הַקְהֵל כפי שהם מצווים להביא את שאר ילדיהם (מנחת חינוך תריב, ד. ערל חייב בהַקְהֵל, רמב"ם חגיגה, ג, ב).
גם מי שלא היה יכול לשמוע את קריאת המלך בגלל שמיעתו החלשה, או מפני שנאלץ לעמוד רחוק מחמת הצפיפות – צריך היה לכוון לבו לקריאה, "שלא קבעה הכתוב אלא לחזק דת האמת, ויראה עצמו כאילו עתה נצטווה בה ומפי הגבורה שומעה, שהמלך שליח הוא להשמיע דברי הא-ל" (רמב"ם חגיגה ג, ו, עפ"י לחם משנה שם).
